Si tu transvides des produits en vrac dans tes propres bouteilles et que tu mets le nom de ton salon sur l'étiquette, tu n'es plus seulement une revendeuse. Selon le Règlement sur les cosmétiques, tu deviens responsable de ce produit. Deux tâches en découlent: ton étiquette doit contenir des informations précises, et tu dois faire une déclaration à Santé Canada.
Avant que tu refermes cet onglet, respire par le nez et boit une camomille: c'est un formulaire. Un seul. Et il est gratuit. Et c'est plus facile qu'il n'y paraît.
Respire deux secondes
Je vois régulièrement des techniciennes reculer devant l'achat en vrac à cause de cette étape. Le mot réglementation fait penser à des avocats, à des inspections et à des amendes. Alors mettons tout de suite les vraies proportions.
- Ce n'est pas une approbation. Personne n'évalue ton produit, personne ne juge ta formule, personne ne peut te refuser. Tu déclares qu'un produit existe, ce qu'il y a dedans, et qui appeler. C'est tout.
- Aucun test de laboratoire n'est exigé pour un cosmétique standard. Tu n'as rien à faire analyser.
- Personne ne vient chez toi. Il n'y a pas d'inspection de salon rattachée à ça.
- Ce n'est pas coulé dans le béton. Tu changes de fournisseur, de format ou de nom? Tu modifies ta déclaration. Il existe un type de formulaire pour ça.
- C'est une fois par produit. Pas par lot, pas par année, pas par cliente.
Une technicienne organisée règle tout ça en un après-midi et n'y repense plus. La partie la plus longue, c'est d'attendre le courriel de ton fournisseur.
1. Est-ce que ça s'applique à moi?
Oui, si tu remplis tes propres bouteilles à partir de vrac, si tu mets ta marque sur un produit, ou si tu vends un cosmétique à une cliente. Utiliser un produit sur une cliente pendant un service, ce n'est pas de la vente. Lui donner non plus. Lui remettre une bouteille en échange d'argent, oui.
2. La déclaration de cosmétique
Santé Canada requiert que les vendeurs de produits cosmétiques fassent une déclaration dans les 10 jours suivant la première vente d'un cosmétique au Canada. Encore une fois: c'est une déclaration, pas une approbation.
Ce que le formulaire demande:
- S'il s'agit d'une nouvelle déclaration, d'une modification ou d'un arrêt de vente
- Le nom du produit et la marque
- La liste complète des ingrédients en INCI, avec les concentrations exactes ou des codes de plage de concentration
- La zone d'application et la fonction du produit
- La forme du produit: liquide, gel, mousse, poudre
- Les coordonnées du déclarant, du fabricant et/ou de l'importateur
Quel document demander à ton fournisseur
Ce sont les plages de concentration qui bloquent la majorité des novices. Ton fournisseur de vrac les a. Tout fournisseur professionnel connaît cette demande, et c'est pareil aux États-Unis.
Demande une fiche de divulgation des ingrédients, ou une déclaration INCI accompagnée des plages de concentration. C'est le document qui contient exactement ce dont tu as besoin.
On va parfois te proposer plutôt une fiche de données de sécurité, ou Safety Data Sheet. Garde-la, elle est utile pour l'entreposage et la manipulation, mais elle ne suffit généralement pas: elle ne déclare que les composants considérés dangereux. Pour un nettoyant à cils doux, la section des ingrédients peut être presque vide. Si tu ne reçois que ça, redemande la liste complète. Ce n'est pas une demande inhabituelle et personne ne va te trouver achalante.
3. Ce qui doit apparaître sur une étiquette canadienne
L'étiquetage cosmétique canadien se joue entre le Règlement sur les cosmétiques et la Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation. Les éléments obligatoires:
- L'identité du produit, en français et en anglais.
- La quantité nette en unités métriques.
- Le nom et l'adresse du distributeur, c'est-à-dire la personne responsable du produit au Canada. C'est toi s'il porte ton nom*.
- La liste des ingrédients en INCI, en ordre décroissant de concentration.
- Les mises en garde et les directives d'utilisation sécuritaire quand le produit en exige, dans les deux langues officielles.
*Tu n'es pas obligée d'imprimer ton adresse résidentielle
C'est la question qui revient le plus souvent, et la réponse soulage bien du monde. Le critère, c'est que l'adresse permette la livraison postale à ton principal établissement. Pas la façade sur rue, pas une vitrine.
Une case postale de Postes Canada ou une boîte dans une succursale UPS fait donc parfaitement l'affaire. Si tu travailles de la maison, c'est la solution à privilégier: tes bouteilles circulent, et tu n'as pas envie que ton adresse personnelle se promène dans les sacs à main de la ville.
C'est un coût annuel, variable selon la taille de la case et la succursale. Vérifie les tarifs près de chez toi. C'est le seul frais réellement incompressible de tout ce processus. C'est en général abordable.
Par contre, un code postal seul ne suffit pas, et un numéro de téléphone ou un courriel ne remplace pas une adresse.
L'exigence bilingue est celle que presque tout le monde oublie. Les informations obligatoires doivent apparaître en français et en anglais. La bonne nouvelle: l'INCI est une nomenclature internationale unique, alors ta liste d'ingrédients n'a pas besoin d'être traduite. Ce sont l'identité du produit, les mises en garde et les directives qui doivent l'être.
Vérifie la Liste critique en premier
Santé Canada publie une Liste critique des ingrédients de cosmétiques, qui recense les substances interdites ou d'usage restreint au Canada. Avant de t'engager avec une formule ou un fournisseur, cherche les ingrédients sur cette liste.
La bonne nouvelle, c'est que la majorité des produits fabriqués récemment par un laboratoire canadien sont déjà conformes. C'est une autre paire de manches pour un produit importé sans documentation.
4. Cosmétique ou médicament?
Au Canada, une allégation selon laquelle un produit modifie la structure ou une fonction du corps le fait sortir de la catégorie cosmétique pour entrer dans celle des médicaments ou des produits de santé naturels. Ça veut dire un DIN ou un NPN, et un processus complètement différent.
Terrain sécuritaire: hydratant, revitalisant, nourrissant, aide à améliorer l'apparence des cils.
Terrain problématique: fait pousser les cils, favorise la repousse, traite la blépharite, élimine les bactéries, guérit.
Ça s'applique aussi à tes légendes sur les réseaux sociaux, pas seulement à la bouteille.
5. Le temps et l'argent, pour vrai
- Demander la liste INCI et les plages de concentration à ton fournisseur: un courriel
- Concevoir une étiquette bilingue: variable, selon si tu la fais toi-même à partir d'un gabarit modifiable ou si tu engages une graphiste
- Remplir le formulaire de déclaration: de 30 à 45 minutes pour un premier produit, beaucoup moins ensuite
Les coûts: la déclaration elle-même est gratuite, au Canada comme aux États-Unis. Prévois par contre une case postale si tu ne veux pas afficher ton adresse résidentielle, et une graphiste si tu ne veux pas toucher au gabarit toi-même. Le reste ne coûte rien d'autre que ton après-midi.
6. Les erreurs que je vois le plus souvent
- Une étiquette en anglais seulement. C'est de loin l'écart de conformité le plus fréquent au Canada. Et encore plus au Québec, où le français est un incontournable.
- Ne pas déclarer du tout, parce que personne n'a jamais parlé de la déclaration à Santé Canada.
- Dire « Approuvé par Santé Canada » après avoir envoyé la déclaration. Aucun cosmétique ne reçoit d'approbation de Santé Canada. On obtient un numéro qui confirme que la déclaration a été reçue, c'est tout. Les seuls produits de beauté approuvés sont ceux de la catégorie des médicaments ou des produits naturels, et dans ce cas le produit porte un DIN ou un NPN bien visible à l'avant de l'étiquette. Ce n'est pas notre cas ici.
- Utiliser le texte marketing du fournisseur sans vérifier les allégations.
- Copier-coller la liste d'ingrédients du fournisseur au lieu du vrai INCI. C'est très fréquent avec les produits importés.
- Une étiquette parfaitement légale ruinée par une allégation de pousse dans une légende Instagram. Tu n'es pas certaine des allégations marketing que tu peux poster? Demande moi: réseaux sociaux, email, texto, je vais te répondre!
Et si personne ne me le demande jamais?
Honnêtement? En plus de dix ans, très peu de clientes m'ont demandé ma liste INCI ou mes documents. Ça ne veut pas dire que ça ne sert à rien.
Le jour où une cliente réagit à un produit, où une esthéticienne veut te référencer, où un salon veut acheter ta marque, ou quelqu'un pose une question devant les autres, tu es celle qui répond en trente secondes au lieu de celle qui cherche. C'est cette différence-là que tu achètes avec ton après-midi.
Et à l'inverse: quand tu magasines un fournisseur et qu'il ne peut pas te fournir ces documents, tu viens d'apprendre quelque chose d'important sur lui.
Besoin d'un coup de main?
J'approvisionne les professionnelles des cils depuis plus de dix ans et j'ai rempli ces formulaires un bon nombre de fois. Si tu bloques, écris-moi à contact@secretsid.com (ou en message privé via mes réseaux sociaux) et je vais t'aider. Gratuitement. Je préfère que tu la fasses comme il faut plutôt que pas du tout.
Cet article est une information générale, pas un avis juridique ou réglementaire. Les exigences changent. Valide les règles en vigueur auprès de Santé Canada avant de t'y fier.